W dobie dynamicznego rozwoju i postępu, przedsiębiorcy muszą nieustannie wychodzić naprzeciw potrzeb klientów, zwiększając swoją konkurencyjność na rynku. Współczesny konsument oczekuje przede wszystkim szybkich i bezproblemowych opcji dokonywania transakcji, które umożliwiają nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak integracja kas fiskalnych z systemami płatności bezgotówkowych. Na czym to polega?
Korzyści z integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi
Od 1 stycznia 2022 roku w wielu krajach, także w Polsce, wprowadzone zostały przepisy nakładające obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowych. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy pomocy kasy fiskalnej, musi zapewnić swoim klientom możliwość płacenia za towary i usługi przy użyciu kart płatniczych, telefonów komórkowych lub innych form płatności elektronicznych.
1 stycznia 2025 roku ma również wejść w życie przepis dotyczący obowiązkowej integracji terminali płatniczych oraz kas fiskalnych online. Wdrożenie specjalnego oprogramowania, pozwoli na przesyłanie danych między kasą a terminalem, automatyczne przesyłanie kwot do zapłaty oraz odbieranie potwierdzeń transakcji, co wyeliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi przełoży się na znacznie szybszą obsługę klientów. Transakcje będą realizowane płynnie, bez konieczności ręcznego wprowadzania kwot, co zmniejszy ryzyko błędów i skróci czas obsługi. Pamiętajmy, że klienci wyjątkowo cenią sobie wygodę i sprawność transakcji bezgotówkowych.
Zintegrowane systemy umożliwią automatyczne rejestrowanie transakcji, ułatwiając przedsiębiorcom prowadzenie księgowości i monitorowanie sprzedaży. Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów nie tylko podniesie dokładność ewidencji sprzedaży, ale także zminimalizuje ryzyko potencjalnych strat finansowych.
Zintegrowane kasy fiskalne i terminale płatnicze mogą współpracować z systemami lojalnościowymi, umożliwiając automatyczne naliczanie punktów lojalnościowych i udzielanie rabatów. To także mniejsza ilość drukowanych paragonów i potwierdzeń transakcji, mniejsze zużycie i koszty papieru oraz dodatkowa przestrzeń przy kasie.
Jak działa integracja z płatnościami bezgotówkowymi?
Pierwszym etapem procesu, jest oczywiście wybór kompatybilnych urządzeń – kasy oraz terminala. Szeroki wybór niezbędnego sprzętu znajduje się m.in. w sklepie internetowym VideoCom. Ważne jest, aby oba urządzenia mogły się ze sobą komunikować i współpracować bez zakłóceń. Kasa fiskalna i terminal połączone są ze sobą za pomocą odpowiednich kabli (np. USB, RS232) lub bezprzewodowo (np. przez Bluetooth, Wi-Fi).
Specjalistyczne oprogramowanie integrujące instalowane na kasie fiskalnej, jest odpowiedzialne za bezpośrednie przekazywanie danych transakcyjnych między kasą a terminalem płatniczym. Po zainstalowaniu oprogramowania i podłączeniu sprzętu wykonuje się konfigurację całego systemu, portów komunikacyjnych oraz zabezpieczeń.
Kiedy klient chce dokonać płatności bezgotówkowej, kasjer wprowadza kwotę transakcji na kasie fiskalnej. Ona automatycznie przekazuje kwotę do terminala płatniczego. Po dokonaniu płatności i jej autoryzacji, terminal wysyła potwierdzenie do kasy fiskalnej, która rejestruje sprzedaż i drukuje paragon.
Popularne rozwiązania na rynku
Integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi staje się coraz bardziej powszechna, w związku z czym na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, ułatwiających przedsiębiorcom obsługę płatności bezgotówkowych:
- Urządzenie kasoterminal – łączące wszystkie potrzebne funkcje, takie jak kasa, drukarka fiskalna i terminal płatniczy w jednym urządzeniu,
- integracja przez oprogramowanie — wiele kas fiskalnych można zintegrować z terminalami płatniczymi za pomocą dedykowanego oprogramowania,
- mobilne terminale płatnicze — przeznaczone dla małych przedsiębiorców i sprzedawców mobilnych. Pozwalają na integrację z kasami fiskalnymi za pośrednictwem smartfonów lub tabletów,
- systemy kasowe oparte na technologii integrację kas fiskalnych z terminalami płatniczymi oraz innymi narzędziami biznesowymi w czasie rzeczywistym,
- aplikacje mobilne pozwalające na obsługę transakcji bezgotówkowych bezpośrednio z poziomu smartfona lub tabletu, jak np. Revolut Business czy mPOS od PayU.
Praktyczne porady dla przedsiębiorców
Integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi to krok w stronę nowoczesności, który może znacząco usprawnić działanie Twojego biznesu.
Przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizuj dostępne na rynku systemy i wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada specyfice Twojej działalności oraz potrzebom klientów. Wybieraj systemy i urządzenia, które będą intuicyjne i łatwe w obsłudze.
Pamiętaj, aby regularnie aktualizować oprogramowanie kas fiskalnych i terminali płatniczych. Będziesz wówczas korzystać z najnowszych funkcji i zabezpieczeń, a także poprawisz stabilność systemu.
Integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi wymaga stabilnego połączenia internetowego. Zainwestuj w niezawodne łącze oraz ewentualnie w zapasowy router, aby zapewnić ciągłość działania w przypadku awarii głównego połączenia.