Wybór odpowiednich narzędzi do prowadzenia działalności jest kluczowy dla wszystkich osób posiadających własną firmę. Jednym z najważniejszych elementów wyposażenia jest kasa fiskalna. Jest niezbędna nie tylko do rejestrowania sprzedaży, ale także dla zgodności z przepisami. Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej może być jednak sporym wyzwaniem, z uwagi na różnorodność dostępnych modeli i funkcji.
Rodzaje kas fiskalnych – którą wybrać?
Kasa fiskalna jest kluczowym i pierwszym elementem wyposażenia każdej firmy, która sprzedaje towary lub usługi na rzecz klientów detalicznych. Istnieją różne rodzaje kas fiskalnych, które można dopasować do specyfiki działalności. W sklepie videocom.com.pl znajdziemy szeroki wybór urządzeń, które można podzielić na dwa główne rodzaje – kasy stacjonarne i mobilne.
Kasy stacjonarne są zazwyczaj większe i bardziej rozbudowane, przeznaczone do stałych punktów sprzedaży, takich jak duże sklepy, restauracje czy hotele. Posiadają szereg niezbędnych funkcji i opcji wyposażenia, takich jak duża pamięć, większa wydajność czy możliwość podłączenia dodatkowych urządzeń – np. skanerów kodów, wagi czy drukarki. Stacjonarne kasy są przystosowane do większych biznesów i intensywnej eksploatacji. Posiadają również możliwość integracji z systemami magazynowymi i sprzedażowymi.
Kasy mobilne są zaprojektowane z myślą o mobilnych, małych przedsiębiorcach, takich jak lekarze, adwokaci, sprzedawcy w punktach gastronomicznych, serwisy czy dostawcy. Są niewielkie, lekkie i przenośne, posiadają też akumulatory, które umożliwiają pracę bez stałego zasilania. Warto pamiętać, że mogą posiadać mniej wbudowanej pamięci i funkcji dodatkowych.
Najważniejsze funkcje kas fiskalnych
Choć rynek kas fiskalnych jest naprawdę ogromny, decydując się na zakup konkretnego modelu, warto sprawdzić, czy posiada wszystkie niezbędne nam funkcje i udogodnienia. Urządzenie powinno nie tylko być zgodne z wymogami prawnymi, ale również łatwe w obsłudze, bezpieczne i dostosowane do specyfiki działalności firmy. Wybór urządzenia powinien uwzględniać zarówno bieżące, jak i przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa.
Każda kasa fiskalna musi posiadać podstawowe funkcje sprzedażowe, takie jak możliwość szybkiego i intuicyjnego rejestrowania transakcji, drukowanie paragonów fiskalnych dla klientów oraz, jeśli charakter działalności tego wymaga – opcję wystawiania faktur VAT bezpośrednio z kasy.
Równie istotna jest funkcja generowania raportów dobowych i miesięcznych, szczegółowych raportów sprzedaży, które pomagają w analizie działalności czy przeprowadzonych wypłat i wpłat gotówki.
Warto, aby wybrany model kasy umożliwiał podłączenie innych urządzeń, takich jak skanery kodów kreskowych, drukarki etykiet, wagi czy terminale płatnicze. Zastanówmy się też, jakiego łącza potrzebujemy do płynnej pracy. W zależności od potrzeb naszej działalności – można wybrać kasę posiadającą złącze USB, umożliwiające podłączenie do modemów lub portu LAN/Ethernet albo łączącą się z internetem przez sieć komórkową. Przydatna jest także funkcja Bluetooth, ułatwiająca integrację z systemami sprzedaży i zarządzania magazynem oraz komunikację z centralnym systemem ewidencji.
Użytkowanie kasy ułatwi intuicyjny interfejs użytkownika, możliwość zaprogramowania skrótów do często używanych funkcji oraz pojemna pamięć PLU. Na atrakcyjność biznesu wpłynie obsługa różnych form płatności – gotówkowych, kart płatniczych, bonów czy voucherów, a także możliwość nabijania promocji i rabatów bezpośrednio na kasie.
Koszty zakupu i utrzymania kasy fiskalnej
Zakup i utrzymanie kasy fiskalnej wiąże się z kosztami, które warto oszacować przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Ceny kas fiskalnych, w zależności od funkcji, marki i modelu mogą się wahać od około 1500 PLN do 3000 zł. Kasy mobilne są zazwyczaj tańsze. Rozszerzenie funkcjonalności np. o skanery kodów kreskowych, wagi elektroniczne czy drukarki i terminal to kolejne wydatki – od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Należy także wziąć pod uwagę koszty instalacji kasy i przeszkolenia personelu.
Koszty związane z utrzymaniem kasy fiskalnej obejmują coroczne przeglądy techniczne, zakup papieru do paragonów, tuszu i taśm drukujących. Konieczne mogą być także cykliczne aktualizacje oprogramowania oraz opłacanie zintegrowanych systemów sprzedaży.
Dostosowanie kasy fiskalnej do specyfiki branży
Wyboru odpowiedniej kasy fiskalnej do specyfiki branży można dokonać po dogłębnej analizie potrzeb danej działalności. Aspekty, które należy wziąć pod uwagę to m.in. mobilność, integracja z innymi systemami, połączenie z internetem, obsługa różnych form płatności i dedykowane funkcje dodatkowe.
W przypadku dużego biznesu stacjonarnego np. sklepu wielkopowierzchniowego czy restauracji, gdzie transakcje odbywają się w stałym miejscu, lepiej sprawdzą się drukarki fiskalne. Są bardziej rozbudowane, wytrzymałe i oferują rozbudowaną funkcjonalność. Są to modele o dużej pojemności pamięci i szybkiej obsłudze, czego potrzebują firmy z dużym natężeniem sprzedaży. Oferują też większe możliwości integracji np. z systemami magazynowymi i sprzedażowymi oraz podłączenia różnych dodatkowych urządzeń.
Dla firm z mniejszą ilością dziennych transakcji, a także przedsiębiorców prowadzących sprzedaż w różnych miejscach, wystarczająca będzie kasa mobilna. Ta opcja jest także zazwyczaj tańsza.